پیشنهادی به مناسبت روز شورا

نقش نظام پیشنهادها در بهره‌وری بهتر و لزوم استفاده از روش های نوین ارتباطی

عبدالمهدی قنبری: مشارکت مفهومی تاریخی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد. به عنوان مثال، مشارکت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن کریم به طور صریح مدیران را مکلف می‌کند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارد بر مبنای مشورت به تصمیم گیری کنند. تحقیقات آماری و علمی نیز نشان می‌دهد که توان فکری و اندیشه‌های اعضای یک مجموعه به عنوان سرمایه نهفته و راکد آن تلقی می‌شود. هر مجموعه و مدیریتی بتواند از این سرمایه‌های نهفته بیشترین استفاده را بکند به همان اندازه امکان رشد و توسعه میسر خواهد شد.

نیروی انسانی بر خلاف سایر منابع با مصرف کردن کاهش و یا مستهلک نمی‌شود و هر چه بیشتر از اندیشه و فکر آنان استفاده شود به همان اندازه توانایی‌ها بهبود می‌یابد. از طرف دیگر مشارکت یکی از نیازهای فرا مرتبه انسان‌ها به شمار می‌رود که ریشه در فطرت بشری دارد. افرادی که در امور و فعالیت‌های مجموعه شرکت نمایند و از اندیشه و فکر پاک استفاده کنند علاوه بر پیشرفت مجموعه در تعالی خویش نیز گام برداشته‌اند.

نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی ایفا می‌کند. در این نظام کلیه افراد مجموعه درباره روش‌های حل مسائل و ارتقاء بهره‌وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آن را در قالب طرح‌ها و پیشنهادها به مجموعه  ارائه می‌کنند و بدین طریق یک نظام همفکری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف مجموعه  به وجود می‌آید. این نظام که مبتنی بر اصل انسان‌مداری است، برای افکار و خلاقیت‌های کلیه اعضای مجموعه از بزرگترین عضو مجموعه تا کوچکترین آن‌ها ارزش یکسانی قائل است و به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد مدیریتی هم از لحاظ نظری و هم از لحاظ عملی آزمون‌های موفقی را گذرانیده است. نظام مدیریت مشارکتی مطرح حال حاضر دنیا نظام پیشنهادها و انتقادات است.

نظام پیشنهادها از دهه ۱۹۵۰ در شرکت های تولیدی- خدماتی کشور ژاپن به کار گرفته شد و سپس از سوی شرکت‌های دیگر کشورهای جهان پذیرفته و معمول گردید. این نظام از دهه ۱۳۶۰ در شماری از شرکتهای صنعتی کشور ایران نیز به اجرا گذاشته شد و با توجه به کامیابی‌هایی که در این گروه از شرکت‌ها به دست آمده، مورد استقبال دیگر شرکتها و مجموعه‌های صنعتی، تولیدی و خدماتی قرار گرفته است.

کارایی این نظام باعث شده است که امروزه در سطح مجموعه‌های شهری و شهروندی نیز بسیاری از مدیران از این نظام مشارکتی در جهت افزایش کارآمدی مجموعه و ساماندهی بهتر خدمات خود استفاده می‌کنند. برای مثال می‌توان به سامانه شهرداری مشهد، شورا و شهرداری رشت و شهرداری تهران اشاره کرد.

نظام مدیریت مشارکتی مبتنی بر دریافت پیشنهادهای شهروندان در خصوص رفع تنگناها و راه‌های توسعه فعالیت شهر،‌ بررسی طرح‌ها و پیشنهادهای دریافتی در یک کمیته تخصصی، ارزیابی بهترین پیشنهادها و ایجاد زمینه مساعد برای عملی ساختن آنها و بهره‌مندی شهروندان از مزایای ناشی از اجرای پیشنهادهای مؤثر و مفید می‌باشد. از آنجا که در نظام مدیریت مشارکتی،‌ مردم خود را در اتخاذ تصمیم‌های راهبردی برای ایجاد تحول سهیم می‌دانند،‌ همکاری و همدلی بیشتری نسبت به اجرای طرح‌ها و پیشنهادهای پذیرفته شده نشان می‌دهند و از مقاومت در برابر تغییرات و تحولات پرهیز می‌دارند. بدین وسیله مدیریت با سهولت بیشتری می‌تواند در اجرای طرح‌های جدید، به موفقیت دست یابد.

هر چند تا به حال مدیران و مسئولین شهرستان گراش در امور مختلف از پیشنهادات و انتقادات شهروندان استفاده نموده و در جهت پیگیری امور اقدامات لازم را انجام داده‌اند اما همچنان به نظر می‌رسد که بخش بزرگی از این نیروی نهفته انسانی به کار گرفته نشده و خاموش است. این امر در بسیاری از شهرستان‌ها و مناطق دیگر نیز صدق می‎کند اما هنگامی که می‌شود از این پتانسیل در جهت رشد و توسعه استفاده کرد شاید نابخردانه به نظر برسد که از کنار آن به آسانی گذر کنیم. می‌شود با بهره گیری از تکنولوژی روزآمد و با فرهنگ‌سازی و تبلیغات مناسب از این سرمایه عظیم در رشد و ارتقای هر چه بیشتر شهرستان استفاده کنیم و با همیاری و مشورت همگانی آن را به جایگاهی که باید برسانیم.

در ادامه به ذکر عیوب سیستم اجرایی فعلی و ارائه راهکار مناسب جهت بهروری بیشتر در این زمینه خواهیم پرداخت.

 مشکلات و معایب روش فعلی

در روش اجرایی فعلی ارائه پیشنهاد و یا ذکر انتقادات منوط به ارتباط حضوری (شفاهی) و یا مکاتبه با شهرداری و شورای اسلامی شهر و سایر نهادهای اداری است. این در حالی است که بسیاری از مردم ممکن است امکان حضور و ارتباط شفاهی با مسئولین را نداشته و یا آشنایی چندانی با روش‌های مکاتبات و ارتباطات اداری نداشته باشند و به همین دلیل از ذکر پیشنهادها و انتقادها چشمپوشی کنند. بخشی دیگر که توانایی لازم در برقراری ارتباط کلامی و کتبی با نهادهای زیربط را دارند نیز با مواجه شدن با بروکراسی اداری حاکم بر مجموعه‌های مدیریتی رغبت چندانی از خود نشان نخواهند داد. از این رو کمترین میزان استفاده از نظرات و پیشنهادات شهروندان صورت خواهد گرفت و این سرمایه دست نخورده باقی خواهد ماند.

 راهکار

رشد چشم‌گیر تکنولوژی و بهره‌گیری شهروندان از سیستم‌های ارتباطی روز دنیا به ما این امکان را خواهد داد تا از این طریق آن‌ها را با شورا، شهرداری و سایر نهادهای مسئول مرتبط سازیم. از این رو برپایی سامانه مجازی ارتباطی «نظام پیشنهاد و انتقاد» بر بستر اینترنت یا سایر شبکه‌های ارتباطی می‌تواند راهکار مناسبی جهت بهره‌گیری از پیشنهادها و ایده‌های نوین شهروندان باشد. لازم به ذکر است که در حال حاضر سامانه‌های مختلفی توسط شرکت‌های مطرح IT  کشور طراحی شده و در حال حاضر در مجموعه‌ها، نهادها و شهرهای مختلف در حال اجراست. شهروندان می‌توانند با کمترین امکانات و از طریق اینترنت در این سامانه ثبت نام کرده و پیشنهادهای خود را ارائه کنند. از سوی دیگر مسئولین با در نظر گرفتن کمیته‌ای پیشنهادهای ارائه شده را بررسی کرده و نتیجه را در همان سامانه به صورت خصوصی و یا انتشار عمومی پیشنهاد جهت نمایش به سایر شهروندان اطلاع‌رسانی کنند. در صورت نیاز کمیته به توضیحات بیشتر نیز می‌توان از طریق سامانه از شهروندان درخواست کرد تا در وقت مقرر در کمیته مربوطه حضور یابند و توضیحات تکمیلی را ارائه کنند. یکی از نکات برجسته سامانه‌های فوق امکان پیگیری وضعیت پیشنهادهای مطرح شده توسط شهروند است.

 به طور خلاصه می‌توان اهداف کلیدی زیر را برای سیستم پیشنهادها بر شمرد: 

● نظم بیشتر و سیستماتیک کردن پیشنهادات پراکنده و شفاهی؛

● سهولت بیشتر و امکان ارائه پیشنهاد بدون مراجعه به نهادهای زیربط و از طریق درگاه مجازی (اینترنت)؛

● افزایش بهره‌وری (صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش سرعت کارها) در جهت بهبود مستمر؛

● ارج نهادن به اندیشه تک‌تک شهروندان؛

● تقویت احساس مسئولیت شهروندان به خصوص کارکنان در رشد کیفی شورای شهر و شهرداری؛

●  بهبود روحیه مشارکت، همکاری و کار گروهی در بین شهروندان؛

● همسو کردن نیازهای شهروندان و تصمیمات مسئولین؛

● کاهش بروکراسی اداری و سرعت بخشیدن به بررسی پیشنهادها؛

●  استفاده از انگیزه‌های مادی و معنوی در جهت نوآوری و ابداع؛

●  ایجاد فرصتی برای شهروندان در شناخت، پرورش و تقویت استعداد و توانایی‌های خویش؛

 نکات قابل توجه در ارائه پیشنهاد

۱- تکمیل مشخصات پیشنهاد دهنده به صورت کامل

۲- تشریح کامل وضعیت پیشنهادی

— ارائه راهکارهای عملی و اجرایی

— ارائه دلایل منطقی برای تغییر وضعیت فعلی

— برآورد کلی “هزینه – فایده” وضعیت پیشنهادی

— ذکر منبع و روش اجرایی

نمونه‌ای از سیستم جامع نظام پیش‌نهادها را می‌توانید در نشانی رو به رو ببینید. (+)  در پایان امیدواریم تا مسئولین محترم به این مقوله توجه ویژه‌ای داشته باشند و با در نظر گرفتن اعتبارات لازم امکان برقراری سامانه «نظام پیشنهاد و انتقاد» در بسترهای ارتباطی را فراهم کرده تا بتوانیم با مشارکت همگانی شاهد ارتقاء بهره‌وری در سطح شهرستان باشیم. و من الله التوفیق

نوشته شده توسط رویداد شهر در سه شنبه, ۰۹ اردیبهشت ۱۳۹۳ ساعت ۸:۱۱ ق.ظ

دیدگاه